Validator E-Računa Provjerite svoj HReRačun UBL 2.1

SMJERNICE ZA KORIŠTENJE eRAČUNA

Korištenje računa u elektroničkom obliku (Račun u elektroničkom obliku, elektronički račun ili e-račun) u poslovanju važno je iz više razloga. Prije svega, troškovi njegove obrade znatno su manji u odnosu na troškove obrade računa na papiru. Dodatne uštede ostvaruju se digitalizacijom cjelokupnog procesa nabave i isporuke, kraćim rokovima obrade računa i ubrzanjem plaćanja, čime se smanjuju i troškovi kreditiranja. Račun u elektroničkom obliku omogućuje kvalitetnije upravljanje financijskim poslovanjem i njegov nadzor te općenito utječe na povećanje produktivnosti rada.

U svrhu poticanja šire primjene računa u elektroničkom obliku u poslovanju te posebice olakšavanja tumačenja odredbi pojedinih propisa, Ministarstvo gospodarstva, poduzetništva i obrta daje ove smjernice za postupanje prilikom razmjene računa u elektroničkom obliku.

Ove smjernice su izrađene na temelju EU direktiva i važećih zakona te podzakonskih akata, posebice Zakona o porezu na dodanu vrijednost i EU Direktive Vijeća 2010/45, kroz suradnju predstavnika gospodarskog sektora i predstavnika tijela državne uprave, s ciljem da se pojasni razmjenu računa u elektroničkom obliku kojom se osigurava:

  • vjerodostojnost podrijetla
  • cjelovitost sadržaja
  • čitljivost računa

Ovi zahtjevi mogu se osigurati pomoću slijedećih metoda:

  1. korištenjem naprednog elektroničkog potpisa za osiguravanje vjerodostojnosti podrijetla računa, cjelovitosti sadržaja računa i čitljivosti računa.
  2. putem elektroničke razmjene podataka (EDI), ako ugovor o razmjeni omogućuje korištenje postupaka kojima je zajamčena vjerodostojnost podrijetla računa, cjelovitost podataka odnosno sadržaja računa i čitljivost računa.
  3. pomoću bilo koje metode poslovne kontrole koja omogućuje povezivanje računa sa isporukama dobara i usluga i drugim poslovnim dokumentima te provjeru vjerodostojnosti podrijetla i cjelovitosti sadržaja računa prema utvrđenim procesima izdavanja odnosno primanja računa.

Kako bi se račun smatrao računom u elektroničkom obliku treba biti izdan, ali i zaprimljen u bilo kojem elektroničkom formatu. To se odnosi na račune kao strukturirane poruke (npr. XML) ili druge vrste elektroničkih formata (npr. elektronička pošta s dokumentom u PDF formatu u prilogu ili faks primljen u elektroničkom formatu, a ne na papiru).

Računi u elektroničkom obliku mogu biti poslani i primljeni u jednom formatu, a zatim konvertirani u neki drugi format. (Članak 161. stavak 6. Pravilnika o porezu na dodanu vrijednost)

Račun se smatra izdanim kada isporučitelj, treća osoba u ime isporučitelja ili kupac za račune koje sam izdaje, učini račun dostupnim tako da ga kupac može primiti. U slučaju računa u elektroničkom obliku račun se prenosi izravno kupcu putem elektroničke pošte ili sigurne veze ili neizravno putem jednog ili više pružatelja usluga, ili je učinjen dostupnim i kupac mu može pristupiti preko web portala ili na neki drugi način. (Članak 161. stavak 8. Pravilnika o porezu na dodanu vrijednost)

Računi izrađeni u elektroničkom obliku pomoću, na primjer, računovodstvenog softvera ili softvera za obradu riječi, poslani i zaprimljeni na papiru, ne smatraju se računima u elektroničkom obliku. Međutim, računi izrađeni na papiru, skenirani, poslani i zaprimljeni elektroničkom poštom mogu se smatrati računima u elektroničkom obliku, ako zadovoljavaju gore navedene zahtjeve za osiguravanjem vjerodostojnosti podrijetla, cjelovitost sadržaja i čitljivosti računa.

Porezni obveznik je slobodan odabrati metodu kojom je moguće provesti i osigurati navedeno.

Pravna osnova

Direktiva Vijeća 2010/45 od 13. srpnja 2010. godine, u članku 1. stavku 22., kojima se mijenjaju članci 232. i 233. Direktive Vijeća  2006/112/EZ, naglašava ravnopravnost metoda za izdavanje računa u elektroničkom obliku (e-računa), korištenja naprednog elektroničkog potpisa, EDI metode te bilo koje metode poslovne kontrole koja omogućuje povezivanje računa sa isporukama dobara i usluga.

Direktiva Vijeća EU 2010/45 od 13. srpnja 2010. godine, definira osnovne pojmove i pravila u razmjeni računa u elektroničkom obliku. Osobito je značajno slijedeće:

  1. Računom se smatra i račun izdan i poslan u elektroničkom obliku ako postoji suglasnost primatelja za prihvat takvog računa. (Članak 1. stavak 22. Direktive Vijeća 2010/45 kojima se mijenjaju članci 232. i 233. Direktive Vijeća 2006/112/EZ)
  2. Vjerodostojnost podrijetla, cjelovitost sadržaja i čitljivost računa mora se osigurati od trenutka izdavanja do kraja razdoblja za pohranu računa neovisno o tome je li račun izdan na papiru ili u elektroničkom obliku. (Članak 1.stavak 22. Direktive Vijeća 2010/45 kojima se mijenjaju članci 232. i 233. Direktive Vijeća 2006/112/EZ)
  3. Porezni obveznik obvezan je utvrditi na koji će način osigurati vjerodostojnost podrijetla, cjelovitost sadržaja i čitljivost računa. Navedeno se može ostvariti pomoću elektroničke razmjene podataka (EDI) ili naprednog elektroničkog potpisa ili bilo koje metode poslovne kontrole koja omogućuje povezivanje računa sa isporukama dobara i usluga. (Članak 1.stavak 22. Direktive Vijeća 2010/45 kojima se mijenjaju članci 232. i 233. Direktive Vijeća 2006/112/EZ)

Izdavanje i razmjena računa u elektroničkom obliku (e-računa) u Republici Hrvatskoj uređeni su slijedećim nacionalnim zakonima i pravilnicima:

  1. Zakon o porezu na dodanu vrijednost (NN 73/13, 99/13-Rj.USRH, 148/13, 143/14, 115/16)
  2. Pravilnik o porezu na dodanu vrijednost (NN 79/13, 85/13, 160/13, 35/14, 157/14, 130/15, 1/17, 41/17)
  3. Opći porezni zakon (NN 115/16),
  4. Zakon o računovodstvu (NN 78/15, 134/15, 120/16),
  5. Zakon o elektroničkoj ispravi (NN 150/05),
  6. Zakon o provedbi Uredbe EU/910/2014 –eIDAS Uredba (NN 62/17)
  7. Zakon o elektroničkoj trgovini (NN 173/03, 67/08, 36/09, 130/11, 30/14).

Posebno su važne odredbe članka 79. (koji propisuje obvezne elemente računa) i članka 80. Zakona o porezu na dodanu vrijednost i članka 161. Pravilnika o porezu na dodanu vrijednost.

Sukladno članku 80. stavak 1. Zakona o porezu na dodanu vrijednost računom se smatra račun izdan i poslan u elektroničkom obliku ako postoji suglasnost primatelja za prihvat takvog računa.

Kod računa u elektroničkom obliku nužno je osigurati vjerodostojnost podrijetla, cjelovitost sadržaja i čitljivost računa i to od trenutka izdavanja do kraja razdoblja za pohranu računa neovisno o tome je li račun izdan na papiru ili u elektroničkom obliku. Navedeno je obvezan osigurati porezni obveznik koji obavlja isporuku, kao i porezni obveznik koji prima isporuku (Članak 161. stavak 3. Pravilnika o porezu na dodanu vrijednost )

Porezni obveznik obvezan je utvrditi na koji će način osigurati vjerodostojnost podrijetla, cjelovitost sadržaja i čitljivost računa.

Navedeno se može ostvariti pomoću elektroničke razmjene podataka (EDI) ili naprednog elektroničkog potpisa ili bilo koje metode poslovne kontrole koja omogućuje povezivanje računa sa isporukama dobara i usluga.(Članak 80. stavak 3. Zakona o porezu na dodanu vrijednost )

utvrditi identitet izdavatelja računa, a cjelovitost sadržaja podrazumijeva da sadržaj računa nije izmijenjen do kraja razdoblja za pohranu računa.(Članak 80. stavak 4. Zakona o porezu na dodanu vrijednost ) Kada se istom primatelju elektroničkim putem pošalje ili da na raspolaganje skupina računa, podaci koji su zajednički svim računima mogu se navesti samo jednom ako su za svaki račun dostupni svi podaci(Članak 80. stavak 5. Zakona o porezu na dodanu vrijednost )

Prije ispostavljanja prvog računa u elektroničkom obliku primatelj računa mora dati suglasnost za primanje računa u elektroničkom obliku. Suglasnost za prihvaćanje računa u elektroničkom obliku primatelj daje u pisanom obliku ili dogovorom o obradi ili plaćanjem primljenog računa. (Članak 161. stavak 1. Pravilnika o porezu na dodanu vrijednost )

Vjerodostojnost podrijetla osigurava se na način da se može nedvojbeno utvrditi identitet izdavatelja računa.

Isporučitelj mora moći potvrditi da je stvarno izdao račune ili da su oni izdani u njegovo ime, a porezni obveznik koji prima isporuku mora moći potvrditi da je primljeni račun od isporučitelja ili izdavatelja. (Članak 161. stavak 9. Pravilnika o porezu na dodanu vrijednost)

Cjelovitost sadržaja računa podrazumijeva da obvezni sadržaj računa utvrđen Zakonom o porezu na dodanu vrijednost i Pravilnikom o porezu na dodanu vrijednost ostaje nepromijenjen do kraja razdoblja za pohranu računa.

Za račune izdane u elektroničkom obliku, sudionici procesa moraju čuvati:

  • Izdavatelj računa u elektroničkom obliku – podatke o vremenu slanja računa i povratnu informaciju o zaprimanju računa od primatelja. Primatelj računa u elektroničkom obliku može biti informacijski posrednik za krajnjeg korisnika ili krajnji korisnik računa u elektroničkom obliku (kupac roba ili usluga),
  • Primatelj računa u elektroničkom obliku (kupac roba ili usluga) – podatke o vremenu zaprimanja računa u elektroničkom obliku,
  • Informacijski posrednik - podatke o vremenu zaprimanja računa u elektroničkom obliku od izdavatelja ili drugog informacijskog posrednika te podatke o vremenu slanja računa primatelju ili drugom informacijskom posredniku te informaciju o zaprimanju od primatelja.

Obvezni elementi računa u elektroničkom obliku

Računi u elektroničkom obliku, kao i računi na papiru, moraju sadržavati sve obvezne elemente računa propisane člankom 79 . stavak 1. Zakona o porezu na dodanu vrijednost:

Račun mora sadržavati slijedeće podatke:

  1. broj računa i datum izdavanja,
  2. ime i prezime (naziv), adresu, osobni identifikacijski broj ili PDV identifikacijski broj poreznog obveznika koji je isporučio dobra ili obavio usluge (prodavatelja),
  3. ime i prezime (naziv), adresu, osobni identifikacijski broj ili PDV identifikacijski broj poreznog obveznika kome su isporučena dobra ili obavljene usluge (kupca),
  4. količinu ili opseg i uobičajeni trgovački naziv isporučenih dobara te vrstu i količinu obavljenih usluga,
  5. datum isporuke dobara ili obavljenih usluga ili datum primitka predujma u računu za predujam, ako se taj datum može odrediti i razlikuje se od datuma izdavanja računa,
  6. jediničnu cijenu bez PDV-a, odnosno iznos naknade za isporučena dobra ili obavljene usluge, razvrstane po stopi PDV-a,
  7. popuste ili rabate ako nisu uključeni u jediničnu cijenu,
  8. stopu PDV-a,
  9. iznos PDV-a razvrstan po stopi PDV-a, osim ako se primjenjuje posebni postupak za koji je u smislu ovoga Zakona taj podatak isključen,
  10. zbrojni iznos naknade i PDV-a.

Porezni obveznik također navodi i druge potrebne napomene ovisno o posebnim postupcima oporezivanja. Porezni obveznik obvezan je u računu iskazivati osobni identifikacijski broj. Za transakcije unutar Europske unije porezni obveznik obvezan je u računu iskazati PDV identifikacijski broj. ( Članak 79 . stavak 2. Zakona o porezu na dodanu vrijednost )

Porezni obveznik koji obavlja oslobođene isporuke dobara ili usluga mora se u računu pozvati na odredbe ovoga Zakona kojim je to oslobođenje propisano, odnosno na odredbe o trostranim poslovima Zakona o porezu na dodanu vrijednost ili odgovarajuću odredbu Direktive Vijeća 2006/112/EU-a ili navesti napomenu koja upućuje na oslobođenje. U tim slučajevima u računu se iskazuje samo zbrojni iznos naknade. (Članak 79 . stavak 3. Zakona o porezu na dodanu vrijednost )

Pohrana i čuvanje računa u elektroničkom obliku

  1. Isporučitelj i primatelj računa u elektroničkom obliku trebaju čuvati račun u elektroničkom obliku do isteka zakonom ili temeljem zakona propisanoga roka. Porezni obveznici moraju izdane i primljene račune u elektroničkom obliku i ostalu dokumentaciju bitnu za utvrđivanje i plaćanje PDV-a čuvati u rokovima propisanim Općim poreznim zakonom. Općim poreznim zakonom propisano je da se računi čuvaju deset godina od početka tijeka zastare ako posebnim propisom nisu propisani dulji rokovi. Prema važećim propisima (članak 7. Zakona o računovodstvu), račun se čuva 11 godina po isteku poslovne godine na koju se odnose poslovne knjige u koje je unesen i za koju se podnose godišnji financijski izvještaji. Ovaj se rok odnosi i na dokumentaciju i revizijske tragove koji se prema ovim Smjernicama koriste za provjeru vjerodostojnosti i integriteta računa. S obzirom na rokove propisane ovim Zakonima, dokumentacija se treba čuvati 11 godina.
  2. Pohrana i čuvanje računa u elektroničkom obliku mogu se povjeriti drugoj osobi (informacijskom posredniku, pružatelju usluga e-arhiviranja i sl.) s kojom se sklapa ugovor kojim se uređuju međusobne obveze i odgovornosti. Ovakvim ugovorom ne može se prenijeti odgovornost za postupanje suprotno odredbama zakona i drugih propisa.
  3. Račun u elektroničkom obliku čuva se u obliku u kojem je izdan, odnosno zaprimljen. Zahtjevi propisa o čuvanju u izvornom obliku odnose se na propisani sadržaj računa, a ne i na format podataka. Promjena formata treba biti dokumentirana.
  4. Tijekom cijelog razdoblja čuvanja računa treba omogućiti provjeru povezanosti računa sa stvarnom isporukom uvidom u dokumentaciju o isporuci (narudžbe, potvrde o isporuci i sl.) i zapise o obradi i knjiženju računa. Ovi dokumenti i zapisi mogu biti elektronički ili na papiru te se mogu nalaziti u istom ili drugom informacijskom sustavu. Porezni obveznik mora u pisanom obliku utvrditi na koji način omogućuje provjeru povezanosti računa u elektroničkom obliku sa stvarnom isporukom.
  5. Tijekom cijelog razdoblja čuvanja treba osigurati autentičnost izvora računa. Izdavatelj ovom zahtjevu može udovoljavati tako da evidentira račune u svom računovodstvenom sustavu i osigura da se ovaj upis ne briše i ne mijenja barem do isteka roka u kojem je potrebno čuvati račun. Ako račun izdaje treća strana, potreban je i dokaz (ugovor) koji povezuje isporučitelja i izdavatelja računa i pruža jamstvo da izdavatelj ima pravo izdati račun za i u ime isporučitelja. Dovoljno jamstvo u pogledu identiteta isporučitelja kupac osigurava dokumentacijom o isporuci, odnosno mogućnošću naknadne provjere isporuke.
  6. Dok god se čuva račun proslijeđen EDI metodom, treba čuvati i pripadajuće EDI poruke u kronološkom slijedu.
  7. Osoba koja čuva račune u elektroničkom obliku treba definirati i biti u stanju pokazati da primjenjuje određenu metodu ili metode za očuvanje cjelovitosti, nepromjenljivosti i čitljivosti računa. Primjerenim metodama smatraju se, npr:
    • pohrana na način ili na mediju koji onemogućuje izmjenu podataka (primjer: CAS Content Addressable Storage),
    • pohrana uz metodu koja omogućuje naknadnu provjeru cjelovitosti podataka (primjer: razne metode koje uz pomoć kontrolnog broja omogućuju provjeru cjelovitosti podataka),
    • revizijski trag promjena podataka,
    • pohrana u sustavu koji svojim pravilima i dokumentacijom o promjenama zapisa pruža razumno jamstvo za nepromjenljivost podataka (primjer: arhivski sustav).
  8. Pomoću identifikacijskih podataka pohranjenog računa treba biti moguće pristupiti podacima o datumu i vremenu, izvoru (npr. sustav iz kojeg je račun zaprimljen u arhiv) i načinu njegova zaprimanja u informacijski sustav u koji je pohranjen.
  9. Informacijski sustav kojim se pristupa računima u elektroničkom obliku mora biti u stanju prikazati račun u lako čitljivom, preglednom i jasnom obliku. To može biti obrazac prikaza računa na zaslonu računala i/ili format za ispis.
  10. Radnje koje bilježi kao revizijski trag, sustav koji upravlja pohranjenim računima treba bilježiti na način koji osigurava pouzdanost podataka o vremenu i redoslijedu izvršenja radnji (npr. koristeći vremenski žig ili sinkronizacijom s izvorom točnog vremena i primjenom pravila koja osiguravaju ove podatke od naknadnih izmjena).

Ministarstvo gospodarstva, poduzetništva i obrta, uz druga tijela državne uprave u čijoj se nadležnosti nalazi elektroničko poslovanje redovito provodi usklađivanje svih pripadajućih zakonskih i podzakonskih akata sa direktivama EU i naputcima savjetodavnih tijela i stručnjaka kako bi se omogućio razvoj i primjena najnovije tehnologije te pozivamo gospodarstvenike na redovito praćenje i uskladbu poslovanja sa promjenama zakonskih i podzakonskih propisa.